5 (importantes) razones para disponer ya de un canal de denuncias

Las hay, existen, y de todos los tamaños y sectores de actividad. Organizaciones, empresas y administraciones que no han esperado a que la transposición de la Directiva europea de alertadores las obligue bajo sanción a disponer de un canal ético o de denuncias de determinadas características.

Y bien satisfechas que están de tenerlo ya.

De manera sencilla, han dado un paso adelante que les permite disfrutar desde ya de 5 ventajas competitivas:

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1.      Mejora de la cohesión interna: Los trabajadores de la empresa o de la administración agradecen enormemente esta nueva posibilidad de ser escuchados. Conceptos como bienestar psicológico o felicidad en el puesto de trabajo se afianzan gracias al nuevo canal de comunicación. Tolerancia cero contra el acoso sexual o por razón de sexo, y el acoso laboral o mobbing, por fin se puede llevar a la práctica de manera eficiente. Además, facilitación de la cultura de resolución alternativa de conflictos.

2.      Mejora de la reputación externa: Disponer de un verdadero canal ético, no una simple dirección de correo o un formulario gris, se convierte en un intangible de gran valor para la comunicación hacia todos los stakeholders y público en general. Ejemplo de RSC y buen gobierno. Por no hablar del ejemplo mostrado de transformación digital. Ahora es el mejor momento, no tanto cuando ya cualquier organización disponga de ello. Y si se abre a los clientes, proveedores y público en general, aún mejor.

3.      Seguro interno: Se considera que alrededor del 5% de la facturación de las empresas se pierde de promedio por fraudes internos … al tiempo que también se reconoce que la mejor manera de conocer de su existencia cuanto antes y poder actuar (y evitar que situaciones similares se reproduzcan de cara al futuro) es disponer de un eficiente canal ético o de denuncias. No es un gasto, es una inversión.

4.      Cumplimiento penal y normativa legal: Ya sea por la responsabilidad penal de las personas jurídicas, la normativa de prevención del blanqueo de capitales, la obligatoriedad de los Planes de Igualdad … y al mismo tiempo por los dictados de la LOPDGDD y el RGPD, ya a día de hoy son muchas las entidades que por ley deben disponer de un canal de alertas de unas determinadas características y son susceptibles de ser sancionadas caso de no disponer de él.

5.      Compliance: Un paso adelante, compromiso ético de buen gobierno y con la sociedad. It’s worth, isn’t it?

En algún caso, prevalecerá una ventaja en concreto, en otros, otras, pero las 5 importan.

Y desde co-resol queremos poner fácil a las entidades, sea cual sea su número de empleados o su sector de actividad, poder disponer de manera rápida y económica de un canal ético innovador, seguro y eficiente.

Nos podéis contactar directamente o a través de nuestros colaboradores-distribuidores que además serán capaces de aportar valor añadido si lo necesitáis en algún aspecto concreto.

Un saludo,

Josep Figols Marín

Socio cofundador y CEO de BCN RESOL

(Nota: Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn)

El Plan de Igualdad y el Canal Ético, dos elementos inherentes y de enorme valor

El 14 de enero de 2021 ha entrado en vigor en España el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, que regula los Planes de Igualdad.

Su contenido es amplio, pero en el presente post nos queremos centrar únicamente en el papel del Canal Ético o Canal de Denuncias en el mismo.

Ciñéndonos al redactado, para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo, el punto 1 del Artículo 2 que delimita el Ámbito de aplicación de la norma, especifica:

Todas las empresas comprendidas en el artículo 1.2 del Estatuto de los Trabajadores, con independencia del número de personas trabajadoras en plantilla … deberán adoptar, previa negociación, medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres, así como promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo y arbitrar procedimientos específicos para su prevención y para dar cauce a las denuncias o reclamaciones que puedan formular quienes hayan sido objeto del mismo.”.

En el Anexo 7, para laPrevención del acoso sexual y por razón de sexo, se establecen los principios que deben regir en estos procedimientos:  

“Además, los procedimientos de actuación responderán a los siguientes principios:

a) Prevención y sensibilización del acoso sexual y por razón de sexo. Información y accesibilidad de los procedimientos y medidas.

b) Confidencialidad y respeto a la intimidad y dignidad de las personas afectadas.

c) Respeto al principio de presunción de inocencia de la supuesta persona acosadora.

d) Prohibición de represalias de la supuesta víctima o personas que apoyen la denuncia o denuncien supuestos de acoso sexual y por razón de sexo.

e) Diligencia y celeridad del procedimiento.

f) Garantía de los derechos laborales y de protección social de las víctimas.”

La norma es, por lo tanto, clara al establecer la importancia de que un Plan de Igualdad completo incluya un Canal Ético o de Denuncias que cumpla con determinados estándares de: confidencialidad, accesibilidad, garantía, diligencia, celeridad, protección del denunciante y de la víctima; y que se suman a los requerimientos de protección de datos que marca la LOPDGDD.

Por tanto, con una línea telefónica no es suficiente. Con una dirección de e-mail no basta.

Con co-resol, app y plataforma diseñada para integrar y cumplir con los requerimientos legales, encontraréis un inmejorable canal ético para acompañaros en este magnífico paso adelante.

Adicionalmente, la incorporación de un eficiente canal ético como parte del Plan de Igualdad es un elemento clave para evidenciar determinados “intangibles”, cada vez más importantes en esta época post COVID, de la Organización que lo implementa:

·      Internamente, como muestra de compromiso y cohesión.

·      Externamente, como ejemplo de liderazgo en responsabilidad social.

Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn.

Canal de denuncias: anonimizar o incumplir

Como nos advierte el dicho, el diablo está en los detalles. Y es que nuestra experiencia nos ha demostrado que muchos canales éticos o de denuncias actualmente en el mercado no incorporan, o no realizan adecuadamente, una función esencial del cumplimiento normativo: la obligatoria supresión de los datos personales del denunciante y de los afectados, en los plazos fijados por la normativa de protección de datos.

Efectivamente, el artículo 24.4, Sistemas de información de denuncias internas, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, la LOPDGDD, dice textualmente que:

“Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 de este artículo, la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.”

Y como no basta con el qué, en los canales éticos o de denuncia también es importante el cómo: Cumplir con la LOPDGDD no es una opción, es una obligación.

En co-resol, el innovador canal ético o de denuncias de BCN RESOL, el procedimiento legal de anonimización está perfectamente integrado en el propio diseño de la plataforma y se activa de una manera muy ágil, como todas sus otras funcionalidades, para beneficio de las organizaciones usuarias.

Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn.

“Sí, con orgullo. Mi empresa cuenta con un canal ético”

Y no solo disponible para los empleados, sino también para proveedores, clientes y público en general. Ha sido una de las mejores decisiones que he tomado”.

Quien así se expresa es el propietario de una empresa de tamaño medio después de comprobar los beneficios palpables que la implantación de dicho canal ha tenido en el día a día de su empresa.

Y eso que tomar la decisión no fue fácil. Venció reticencias propias y ajenas gracias al buen consejo del bufete de abogados que le ayudaron en materia de cumplimiento normativo.

Todo han sido ventajas, nos comenta:

·      “De manera clara pongo de manifiesto mi voluntad de compromiso ético.”

·      “Disminuyo riesgos. Si hay algún comportamiento o situación no adecuada, lo podemos conocer internamente cuanto antes y actuar en consecuencia. Es como un seguro.”

·      “Estamos ya preparados para el futuro. No nos preocupa, al contrario, la próxima Directiva Europea, por ejemplo.”

·      “Hemos podido escuchar y aprobar un par de peticiones internas que no nos habían llegado antes por otros caminos y que han tenido un efecto de cohesión interna inmediato. Muy importante en estos momentos de teletrabajo.”

Y tres son los puntos que considera han sido claves en el proceso de puesta en marcha:

·      “Que se note mi compromiso y el de todo el equipo directivo en el proyecto”

·      “Comunicación, comunicación. Interna y externa. Darlo a conocer”

·      “Actuar rápidamente en los temas que nos han llegado y que se sepa que así es”

Y, por cierto, “tampoco han sido tantos los casos gestionados. Poca carga de trabajo y mucha efectividad”.

“Espero poder ayudar con mi experiencia a otras organizaciones a dar el paso”. ¡Seguro que sí!

Y con una dirección de email no basta … Un buen ejemplo lo tenemos en co-resol.

Empresas e instituciones de múltiples sectores de actividad ya disfrutan de esta solución como canal ético.

Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn.

Las organizaciones serán éticas y digitales o no serán.

Los tiempos actuales que estamos viviendo como sociedad ponen aún más de manifiesto la necesidad de reforzar los valores éticos en todos los ámbitos de las relaciones humanas. Y esta necesidad se ejemplifica en las organizaciones, ya sean empresas privadas o administraciones públicas. Las organizaciones serán éticas o no serán. Y a partir de ya.

Según datos del Informe del Ethics and Compliance Institute (ECI) de 2019, el 48% de los trabajadores en Europa afirma que no tiene compromiso con los valores de su organización, y el 61% no ve que exista liderazgo ético en la misma. Si tenemos en cuenta que estos datos son pre-COVID, la situación excepcional que estamos viviendo este 2020 no habrá hecho más que acentuar esta tendencia.

Las organizaciones con falta de compromiso y liderazgo ético difícilmente saldrán indemnes de la profunda transformación global que vivimos. Es más, un buen número de ellas, tristemente desaparecerán.

Por el contrario, aquellas donde ya existía cohesión, donde se compartía una visión basada en el compromiso y el buen gobierno, muy probablemente no sólo sobrevivirán, sino que saldrán reforzadas. En ellas, la situación de teletrabajo, por ejemplo, no ha sido un hándicap importante. Se ha seguido adelante sin especiales contratiempos. Es más, en muchos casos se ha abierto la puerta de manera natural a nuevas dinámicas de trabajo que facilitan la conciliación y la resolución de necesidades puntuales, sin por ello bajar la productividad; más bien al contrario.

Esta cohesión ética es básica, pero no suficiente. La organización, si no lo ha hecho ya, debe dar un paso adelante en otra dirección absolutamente fundamental: la transformación digital auténtica.

Y con ‘auténtica’ no me refiero a la incorporación de herramientas TIC. Hay que repensar procesos, adecuarlos a las nuevas necesidades, y, eso sí, apoyarnos en las TIC para facilitarlo.

Transformación ética y transformación digital unidas permiten a las organizaciones y a sus integrantes no ver la “nueva realidad” con temor, sino como un paso más en el que avanzarán de manera positiva y con confianza. Y en este punto, afortunadamente, encontramos organizaciones de todos los sectores de actividad y tamaño. Sin duda, una buena noticia.

Algunos se estarán preguntando dónde confluyen la transformación ética y la transformación digital: en el canal ético.

Un canal de comunicación seguro, confidencial, por el cual todos los stakeholders de la organización pueden comunicarse con la organización para alertar sobre conflictos o sugerir mejoras.

No hablo de simple correo electrónico. Hablo de una solución ágil y segura, como lo es co-resol, que se convierta en un canal de confianza y de cohesión interna. Porque cada vez más la ética y la confianza determinarán la reputación de la organización.

En definitiva, transformación ética, transformación digital, y de verdad, no en apariencia.

No parece tan difícil ¿verdad? Pero condicionará el futuro de las organizaciones.

Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn.

¡Con una simple dirección de email no basta!

El canal ético, más que una obligación, una oportunidad de transformación digital y ¡ética!

Me sigue sorprendiendo la cantidad de empresas e instituciones que cuentan con un canal de denuncias, ya sea interno para empleados o un canal abierto a cualquier stakeholder, que se reduce a una dirección de correo electrónico.

Un buzón de correo electrónico del tipo: 

[email protected]

[email protected]

¿Os suena?

Pero aún me sorprende más que esto no sea cosa del pasado, sino que constantemente aparecen noticias de nuevas organizaciones que, después de haber hecho un gran esfuerzo de creación de un Código Ético y de unos procedimientos de Cumplimiento Normativo, o de haber aprobado normativa específica de protección frente al blanqueo de capitales o de haber creado un Protocolo contra el Acoso Sexual o contra el Acoso Laboral, restringen su “canal ético” o “canal de denuncias” a un simple buzón de correo electrónico.

Y es una lástima.

Es una lástima, por tres grandes motivos:

·      Porque estas organizaciones, probablemente sin saberlo, dejan de cumplir requerimientos legales de confidencialidad y seguridad (*) que deben proporcionar los canales éticos o de denuncias.

·      Porque, de facto, ponen barreras a la entrada de alertas, es decir, tiran piedras contra su propio tejado: Quien quiera estar seguro/a de que su alerta será gestionada de manera segura y confidencial, probablemente no se fiará de un email. Quien quiera alertar de manera anónima para evitar posibles represalias, no utilizará un e-mail. Es, por tanto, un canal que poca gente usará.

·      Porque hoy en día es muy fácil sustituir o complementar esta dirección de email con una verdadera solución de canal ético o de denuncias, ya diseñada para asegurar el cumplimiento normativo y para facilitar el uso del mismo, tanto por parte de quien hace la alerta como por parte de quienes, dentro de la organización, deben gestionarla.

Efectivamente, herramientas como co-resol se han construido teniendo en cuenta todos los requisitos de seguridad para garantizar la confidencialidad del denunciante y para facilitar la gestión de denuncias en las organizaciones. Su adopción aporta garantía de cumplimiento de la legalidad aprobada y es un elemento reputacional interno y externo para la organización. Ayuda a digitalizar la organización, a aprender de sus experiencias y a prevenir y corregir actuaciones, contribuyendo a su transformación en una organización comprometida con la ética.

Para obtener más información: https://co-resol.com/#contact

(*)

Si la denuncia solo puede hacerse por correo electrónico, no sólo existe riesgo de intercepción y modificación que puede, por tanto, perjudicar gravemente la confidencialidad de los datos aportados a una denuncia, sino que se dificulta enormemente la posibilidad de realizar denuncias anónimas, hoy admitidas a tenor del art. 24 LOPDGDD

Además, la nueva Directiva europea (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, que entrará en vigor en Diciembre 2021 y afectará a las empresas de más de 50 trabajadores y administraciones de población superior a 10.000 habitantes, no solo obliga a establecer canales de denuncia interna, sino que explicita la necesidad de que su diseño, establecimiento y gestión sean seguros, a fin de garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante.

Este artículo fue publicado inicialmente en LinkedIn.